Auskunfts- und Rechenschaftspflichten des Generalbevollmächtigten
Wenn nichts anderes vereinbart ist, gilt für das Rechtsverhältnis zwischen Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer Auftragsrecht nach den §§ 662 ff. BGB. Demnach hat der Bevollmächtigte gemäß § 666 BGB dem Vollmachtgeber Auskunft zu erteilen und Rechenschaft abzulegen über seine Tätigkeit. Zur Rechnungslegung gehört die Vorlage von Belegen. Das Recht, Auskunft und Rechenschaft zu verlangen, geht mit dem Tod des Vollmachtgebers auf die Erben über.
Es kommt regelmäßig vor, dass der Bevollmächtigte nach jahrelanger Tätigkeit für den Vollmachtgeber nach dessen Tod auf einmal von den Miterben aufgefordert wird, über die gesamte Tätigkeit Auskunft zu erteilen und Rechenschaft abzulegen. Das ist oft nicht mehr möglich, weil der Bevollmächtigte auf die bisherige Handhabung des Vollmachtgebers vertraut hat. Ein Rechtsstreit ist dann kaum mehr zu vermeiden. Das Risiko eines solchen Rechtsstreits kann potenzielle Bevollmächtigte abschrecken.
Der Vollmachtgeber sollte sich daher gut überlegen, wie er die Auskunfts- und Rechenschaftspflicht des Bevollmächtigten ausgestaltet. Nach der Rechtsprechung soll der Bevollmächtigte dann nicht auskunfts- und rechenschaftspflichtig sein, wenn der Rechtsgrund für die Erteilung der Vollmacht nicht Auftragsrecht ist sondern ein besonderes persönliches Nähe- und Vertrauensverhältnis zwischen dem Vollmachtgeber und dem Vollmachtnehmer vorliegt. Dieses besondere Vertrauens- und Näheverhältnis muss spätestens im Konfliktfall konkret dargelegt werden können. Es macht daher Sinn, bereits in der Vollmachtsurkunde Ausführungen dazu zu treffen.
Für die Abgrenzung zwischen Auftragsrecht und einem besonderen persönlichen Nähe- und Vertrauensverhältnis kommt es nach der Rechtsprechung insbesondere auf die Regelmäßigkeit der Ausführung, der wirtschaftlichen Bedeutung und der Förmlichkeit der Vollmachtserteilung an. Bei einer umfassenden notariellen Generalvollmacht ist ein fehlendes Auftragsrecht daher schwerer zu begründen, als bei einer bloßen Kontovollmacht über ein Bankkonto.
Der Vollmachtgeber kann den Bevollmächtigten vor den späteren Erben schützen, indem er bereits im Voraus auf Auskunft und Rechenschaft verzichtet. Damit nimmt er sich jedoch selbst die Möglichkeit, Auskunft und Rechenschaft vom Bevollmächtigten zu verlangen. Dass ist häufig nicht gewünscht. Der Vollmachtgeber kann es daher stattdessen bei der Gesetzeslage belassen und dem Bevollmächtigten lediglich in bestimmten Zeitabschnitten Entlastung erteilen. Der Vollmachtgeber kann zudem, wenn ihm der Bevollmächtigte Auskunft und Rechenschaft erteilt, die Erteilung der Auskunft und Rechnungslegung bestätigen. Der Bevollmächtigte kann sich dann gegen Auskunfts- und Rechenschaftsverlangen der Erben mit dem Einwand der Erfüllung verteidigen. Der Bevollmächtigte trägt jedoch die volle Beweislast für eine bereits erteilte Auskunft und Rechenschaft. Es empfiehlt sich daher, die Erfüllung schriftlich zu bestätigen.
Der Vollmachtgeber kann zudem das Recht auf Auskunft und Rechenschaft als höchstpersönliches Recht vereinbaren. Das hat zur Folge, dass diese Rechte nicht vererbbar sind. Hierfür empfiehlt es sich, die entsprechende Vereinbarung in der Vollmacht selbst zu treffen.
Durch den Schutz des Bevollmächtigten vor dem Drangsalieren durch Miterben kann sich die Bereitschaft erhöhen, eine Bevollmächtigung zu übernehmen.
Sollten von Seiten der Erben begründete Zweifel an der ordnungsgemäßen Verwaltung durch den Bevollmächtigten bestehen, so besteht jedoch nach § 242 BGB auch nach Jahren noch eine Pflicht des Bevollmächtigten zur Auskunftserteilung und Rechnungslegung. Dies gilt nach der Rechtsprechung selbst dann, wenn die oben dargestellten Instrumente zur Einschränkung vereinbart wurden. Im Ergebnis kann es daher notwendig werden, im Nachhinein nochmals Auskunft zu erteilen und Rechenschaft abzulegen. Es empfiehlt sich, die Bevollmächtigten hierauf hinzuweisen, damit zumindest die Belege gesammelt und aufbewahrt werden, die für eine Auskunft und Rechenschaft später notwendig werden würden.